Durch flexible und umfangreiche Stammdaten passt sich myHADES an Ihre Bedürfnisse und die Gegebenheiten Ihres Friedhofs an. So muss quasi nur die Friedhofssatzung in die Stammdaten übertragen werden und schon kann es mit myHADES losgehen…

Folgende Stammdaten-Bereiche können individuell eingestellt werden:

  • Verwaltungseinheiten / Rechtsträger
  • Friedhofsstamm inkl. Einteilung des Friedhofs und zahlreicher Parameter
  • Personendaten mit Bankverbindungen und „Rollen“
  • Auskunft zu personenbezogenen Daten nach DSGVO
  • Anreden
  • Konfessionen
  • Grabarten
  • Gräber und Grabstätten
  • Grabzustände und -arten
  • individuelle Auswahlkriterien für Gräber
  • Gebührenkataloge
  • Erwerbsvorgänge
  • Bestattungsarten
  • Zahlungswege
  • FiBu-Konten
  • Formulare
  • DSGVO-konformes Löschen / Anonymisieren personenbezogener Daten
  • u.v.m.

Mit dem übersichtlichen Terminplaner haben Sie alle Termine fest im Griff! Neben den Bestattungsfall-bezogenen Terminen können auch wiederkehrende Termine oder Wiedervorlagen angelegt werden und selbst private Termine können Sie mit myHADES verwalten…

Durch die Möglichkeit, parallele Termine anzulegen, die auch durch verschiedene Filter selektiv oder friedhofs-übergreifend angezeigt werden können, können terminliche Kollisionen ganz einfach vermieden werden.

Auf den klar strukturierten Grab-Karteikarten lassen sich Angaben zum Nutzungsrecht, dem Nutzungsberechtigten sowie sonstiger, relevanter Daten, wie z.B. Belegungsmöglichkeiten, auf einen Blick erkennen.

Außerdem archiviert myHADES alte Belegungen und Erwerbe automatisch in der Historie und macht sie bei Bedarf wieder sichtbar. Ein weiteres Highlight ist die direkte Verknüpfung von Vorgängen – so kann u.a. sämtlicher Schriftverkehr zur Grabstätte auf einen Klick geöffnet und eingesehen werden.

Und mit den integierten Vorgangs-Assistenten wird die Bearbeitung neuer Vorgänge regelrecht zum Kinderspiel: egal, ob Reservierungen oder Vorerwerbe von Gräbern, Erst- / Nacherwerbe, Nutzungsrechtübertragungen und Umbettungen, Teil- oder Vollverzichte usw. – myHADES hat für jeden Vorgang einen passenden Assistenten parat, der schrittweise durch die notwendigen Arbeitsschritte leitet und auch für die automatische Erstellung entsprechender Gebührenbescheide sorgt!

Weiterhin kann myHADES über die grafische Darstellung von Grabgrundriss und Belegungen auch ohne ein GIS grabspezifisch darstellen, welche Gräber einer Grabstätte frei, teilweise oder komplett belegt sind und wer auf welcher Stelle liegt:

Hierzu wird in den Grabarten-Stammdaten zunächst einmalig festgelegt, wieviele Stellen eine bestimmte Grabart hat und wie diese belegt werden kann – Tiefbelegungen können natürlich auch dargestellt werden. In unserem Beispiel, einem dreistelligen Wahlgrab, können neben der Sargbelegung auch noch zwei Urnen (Positionen grün markiert) beigesetzt werden…

Auf der Grabkarteikarte stellt sich das dann folgendermaßen dar:

Stelle 19 ist voll belegt (rotes Symbol), Stelle 20 noch komplett frei (grün) und die Stelle 21 bereits teil-belegt (gelb). So lässt sich auf einen Blick erkennen, wie die Stellen angeordnet und belegt sind. Die Stellen können natürlich auch vertikal angeordnet sein oder alphanumerisch (z.B. a, b oder c usw.) beliebig benannt werden…

Auch wenn wir die Belegung der einzelnen Stellen betrachten, ist sofort klar, welche Bestattung an welcher Position innerhalb der Stelle liegt und welche Stellen noch frei oder bereits belegt sind…

Und beim Überfahren der Sarg- und Urnensymbole mit der Maus zeigt myHADES automatisch den Namen des Verstorbenen an und erleichtert so die Auskünfte – auch ein Ausdruck der Darstellung ist natürlich möglich…

Durch die Bearbeitung von Vorgängen generiert myHADES automatisch Gebührenbescheid- Vorschläge, die vor dem endgültigen Ausdruck noch bearbeitet werden können. So können noch beliebige Gebühren hinzugefügt, entfernt oder in Anzahl / Preis individuell bearbeitet werden.

Sofern mit dem Bescheid-Empfänger Bankeinzug vereinbart ist, kann myHADES auch dies erledigen und erstellt Bankdateien entweder nach DTAUS- oder der neuen SEPA-Norm. Per Bankeinzug ausgeglichene Bescheide bucht myHADES automatisch als bezahlt aus.

Selbstverständlich können Gebührenbescheide aber auch manuell ausgestellt werden. Über den von myHADES genutzten Formular-Generator CrystalReports können Vorlagen wie z.B. Bescheide, Graburkunden, Serienbriefe an Nutzungsberechtigte u.v.m. über unseren Formularservice so gestaltet werden, wie Sie es wünschen.

Und so könnte Ihr Bescheid aussehen:

Zum Umfang von myHADES gehört neben der automatisierten Bescheidlegung u.a. auch ein Buchungsprogramm, das das Verbuchen von Zahlungseingängen, das Führen eines Kassenbuchs sowie eine OP-Liste zur Übersicht noch offener Forderungen enthält.

Zusätzlich wurde ein dreistufiges Mahnwesen integriert, das es ermöglicht, offene Bescheide automatisch per Serienbrief anzumahnen. Zum Funktionsumfang gehört bspw. auch eine Mahnvorschlagsliste, eine Übersicht der für Amtshilfeersuchen in Frage kommenden, überfälligen Bescheide u.v.m.

myHADES enthält eine Reihe von Suchfunktionen, die Ihnen das schnelle Finden benötigter Informationen auf einfachem Wege ermöglichen.

So können Sie z.B. nach Gräbern, Nutzungsberechtigten, Verstorbenen, Gebührenbescheiden usw. suchen lassen. Die Suchkriterien, die Sie im Filter eingeben sind dabei frei kombinierbar und oft genügen bruchstückhafte Angaben um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Und falls Sie mehrere Friedhöfe verwalten können Sie die Suchfunktion auch friedhofsübergreifend suchen lassen…

Die Ergebnisse Ihrer Suche können Sie dann ganz bequem auf dem Drucker ausgeben lassen.

Für die bequeme Auswertung Ihrer Daten stellt myHADES zahlreiche Listungen, Serienbriefe und Statistiken zur Verfügung.

Im obigen Beispiel sehen Sie den Serienbrief-Assistenten für Anschreiben bei ablaufendem Nutzungsrecht. myHADES schreibt hierbei automatisch alle Nutzungsberechtigten des ausgewählten Zeitraums und Friedhofs(bereichs) an und unterbreitet sogar ein konkretes Angebot zur Verlängerung oder dem Verzicht an der Grabstätte.